Ohne Plan(ung) geht’s einfach nicht! (#385)

Gretel Niemeyer: Moin Moin und willkommen zu einer neuen Interviewfolge Moin um Neun, dem Businessschnack mit Laura normalerweise und Gretel. Aber da es eine Interviewfolge ist, sitzt mir heute nicht die Laura gegenüber, sondern Susanne Schaffer. Und Susanne ist Business-Mentorin mit dem Fokus oder ja mit dem Fokus, witzig, auf das Thema Fokus und Struktur. Moin Susanne, schön, dass du da bist.

Susanne Schaffer: Hallo Gretel, danke, dass ich da sein darf. Ich freue mich.

Gretel Niemeyer: Ich freue mich auch sehr. Erzähl mal, dein Motto ist ja so ein bisschen mehr schaffen und dennoch Feierabend machen. Wie geht das denn? Denn viele Selbstständige, Solo-Selbstständige sind ja erst mal in so einem Hustle-Modus, oder?

Susanne Schaffner: Ja, auf jeden Fall. Und am Anfang auch total verständlich. Dann will man ja auch sehr viel arbeiten, das macht einem Spaß. Schwierig wird’s halt dann, wenn’s Überhand nimmt, wenn man keine gesunde Balance mehr hat zwischen Abschalten, Feierabend, auch mal ein anderes Privatleben führen und Arbeit. Oder wenn dann zum Beispiel man ständig erreichbar ist und Kundinnen und Kunden abends um elf noch anrufen oder etwas Asap übers Wochenende brauchen. Also solange es eine gesunde Balance ist, ist es natürlich alles gut, so wie es jeder möchte, aber diese Balance finde ich halt sehr wichtig. Genau.

Gretel Niemeyer: Und wie ist das? Also ich arbeite ja auch viel mit Solo-Selbstständigen. Ich habe so ein bisschen das Gefühl, gerade am Anfang, wenn es im Business noch nicht so ganz rund läuft, wenn vielleicht nicht so viele Kunden, Kundinnen da sind, wenn noch der finanzielle Druck auch sehr groß ist, dass man da dann öfter über die eigenen Grenzen geht oder dass es da dann besonders schwer ist zu sagen, oh Jetzt lege ich aber die Füße hoch, ich habe noch gar nicht genug geschafft. Was ist denn der beste Moment, um damit anzufangen, diese Balance zu etablieren?

Susanne Schaffer: Ja, so früh wie möglich, würde ich sagen. Damit eben es gar nicht erst dazu kommt, dass man so ausgebrannt ist und vielleicht auch gar keine Lust mehr hat. Also ich höre immer von so vielen Leuten, die ganz lange Zeit voll viel machen, zum Beispiel Instagram posten und dann sagen, so jetzt habe ich keinen Bock mehr, jetzt höre ich auf. Und ich sage mir halt, ich mache es lieber ein bisschen reduzierter, aber dafür halt auf lange Sicht. Und dafür halte ich’s die nächsten 20 Jahre durch oder wie lange ich auch immer das machen möchte, weil ich mir halt eben immer wieder Pausen gönne. Und ja, du sagtest am Anfang, ist es schwierig. Das ist dann halt eine Mindset-Sache, dass man da wirklich davon ausgeht oder sich auch einräumt und zugesteht, ich bin die richtigste, Nein, nicht die richtigste. Sondern ich bin die wichtigste Ressource in meinem Business. Und nur wenn es mir ja auch gut geht, kann ja mein Business auch lange fortbestehen. Das sollte man natürlich immer im Hinterkopf haben, finde ich. Ähm, auch wenn man grade frisch loslegt und diesen finanziellen Druck hat. Aber wenn man natürlich dann immer in diesem Stress ist, das wird dann ja auch irgendwann so eine Negativspirale, und dann kann man ja auch gar nicht mehr klar denken. Da soll man sich wirklich auch mal rausnehmen, mal was Schönes erleben, Feierabend machen, in Urlaub fahren. Und dann kommen ja auch wieder die Ideen, dann kommt ja auch wieder die Kreativität. Das entsteht ja nicht, wenn man unter Druck vor dem Computer sitzt, dieser Cursor, der blinkende, von dem man immer hört. Da kommt es ja eben nicht, sondern wenn man eben sich auch Ruhe gönnt und Auszeiten.

Gretel Niemeyer: Und diese Auszeiten, wie groß sollten die deiner Meinung nach sein oder deiner Erfahrung nach? Du hast ja jetzt gesagt, sich mal rausnehmen, in Urlaub fahren und so. Das, denke ich mir, ist schon eher so was Größeres.

Susanne Schaffer: Ja, auf jeden Fall.

Gretel Niemeyer: Wir haben zum Beispiel in unserer Mastermind auch Frauen, da ist es oft schon gar nicht so leicht, sozusagen, ey, Ich bin jetzt mal am Vormittag beim Yoga statt zu arbeiten. Oder ich mach mal einen Spa-Tag, wenn alle anderen arbeiten. Das fühlt sich meistens ja schon mega nach Rebellion an, oder?

Susanne Schaffer: Ja, genau, und das ist halt auch diese kleinen Sachen, die sich viele leider nicht gönnen, auch einfach mal fünf Minuten Pause. Mal aufstehen, vom Rechner mal ein bisschen an die frische Luft gehen oder sich einfach mal kurz bewegen, da fängt’s an. Und da finde ich, das ist fast schon wichtiger, als dass man einmal im Jahr drei Wochen wegfährt in Urlaub. Wenn dann der Rest des Jahres total stressig ist, dann bringt das auch nix. Deswegen, die kleinen Sachen sind auf jeden Fall wichtig. Also Pause machen, da muss natürlich jeder das finden, auch den Rhythmus finden, der für ihn richtig ist. Ich mach halt morgens eine kurze Frühstückspause und dann ein bis anderthalb Stunden richtige Pause. Da geh ich spazieren, manchmal geh ich duschen, ess noch was. Dann geht’s halt nachmittags weiter. Aber da ist ja jeder auch anders. Was ich dann halt für mich wichtig finde, ist, dass ich wirklich Wochenende mache. Ich hab wirklich so einen typischen Arbeitsalltag wie so Angestellte. Den hab ich mir halt so gebaut, die Woche. Aber ich hab auch Kundinnen, die zu mir kommen. Und wenn wir dann die Wochenstruktur für sie erarbeiten, dann sagen die, nee, am Samstag möcht ich noch arbeiten. Zum Beispiel letztens hatte ich eine Autorin, die sagt, da ist dann Ruhe von E-Mails, da möcht ich einen halben Tag an meinem Roman schreiben oder sonstige Schreibarbeit machen. Und sofern dieser eine Tag, dieser eine Sonntag reicht, go for it. Es muss wirklich jeder an seiner eigenen Energie festmachen und nicht an irgendeiner Schablone oder so. Das ist ganz wichtig.

Gretel Niemeyer: Und jetzt hast du, da muss ich kurz nachfragen, weil es mich so interessiert. Du hast gesagt, du machst eine Frühstückspause. Machst du so richtig neun Uhr Frühstückspause? Oder heißt das, das ist das, bevor du loslegst?

Susanne Schaffer: Nee, also ich mach’s tatsächlich mittlerweile von meinem Hunger einfach abhängig. Also, ich ernähre mich mittlerweile intuitiv. Wenn ich Hunger hab, ess ich was, wenn ich satt bin, hör ich auf. Früher war das natürlich nicht so, da war das eben mit einer Uhrzeit, dann isst man halt. Ich merk’s halt einfach, ich hab Hunger. Dann mach ich ein kurzes Päuschen, mach mir ein Frühstück, geh dann auch wieder vom Laptop weg. Ich esse dann nicht vor dem Laptop, sondern setze mich meistens auf die Couch oder so. Genau, das mache ich wirklich von meinem Hunger so abhängig. Ja.
Aber auch hier, ne? Manche oder zum Beispiel mit der Kundin letztens, wo wir da die Woche gebaut haben, die sagte, die braucht lieber morgens zwei Stunden für sich. Und da frühstückt die, trinkt ihren Kaffee. Und dann fängt sie an und ist voll in der Power, ne. Und das ist auch ja vom Biorhythmus unterschiedlich, was da gut für einen ist. Also, ja, Leute brauchen früh essen oder halt später. Also, da muss man wirklich auf sich gucken. Und wenn wir auch vom Fokus reden, dieses produktive Arbeiten, das hängt halt auch viel, wie gesagt, von der eigenen Energie ab. Also, wenn man gut drauf ist, wenn man ausgeschlafen ist, wenn man nicht hungrig ist, dann kann man natürlich sehr viel besser Dinge geschafft bekommen. Man kann Dinge umsetzen, produktiv arbeiten. Aber wenn’s einem selber nicht gut geht, wenn man müde ist, hungert, gestresst ist, dann wird es natürlich auch schwieriger, diese Leistung zu erbringen. Und deswegen sollte man oder darf man da sehr auf sich achten, damit man dann auch die Dinge umgesetzt bekommt, die man möchte.

Gretel Niemeyer: Und sag mal, du bist ja Business-Mentorin mit dem Fokus auf Fokus und Struktur. Und ich erinnere mich, vor zwei Jahren bin ich hier wie so ein aufgescheuchtes Huhn durch die Gegend gerannt, weil ich habe immer gesagt, mir fehlt die Struktur, ich brauche mehr Struktur, mir fehlt die Struktur. Und irgendwann hat meine Mentorin mich dann mal festgenagelt und gesagt, was ist denn Struktur eigentlich für dich? Was meinst du denn? Was brauchst du denn eigentlich überhaupt? Was ist Struktur für dich, Susanne?

Susanne Schaffer: Ja, witzig. Gestern kam mir dieser Gedanke, und habe ich dann auch direkt notiert, ich guck mal, ob ich den wieder zusammenbekomme, da habe ich so gedacht, ich weiß gar nicht, in welchem Kontext das war, aber irgendwie kam mir das so plötzlich, Struktur ist, wenn ich kaum noch Disziplin brauche, weil die Systeme um mich herum das so alles schon Regeln. Also, ich muss mich nicht mehr an Sachen erinnern, weil ich automatische To-do-Listen-Benachrichtigungen bekomme. Ich muss nicht überlegen, wann mach ich denn heute meinen Podcast oder so, oder meinen Newsletter, sondern das steht in meinem Kalender, in meinen Timeboxes, diese Zeitslots, die dafür reserviert sind. Oder ne, also, dass diese Systeme, die ich mir gebaut hab, mich dabei unterstützen, dass ich nicht mehr nachdenken muss im Alltag und es mir so einfach wie möglich mache. Und was Privates zum Beispiel auch, einmal in der Woche mach ich halt so die Wäsche. Und dann gucke ich wirklich so in den Kalender, was habe ich denn so für Sachen diese Woche? Zum Beispiel jetzt dieses Interview heute oder gestern hatte ich ein Netzwerktreffen. Dann lege ich mir das an diesem einen Tag schon raus für die ganze Woche, hänge mir das alles so hin. Und dann muss ich vorher nicht mehr darüber nachdenken. Dann ziehe ich mich halt an und ja, dieses Entlasten, dieses gedankliche Entlasten, das sind für mich glaube ich persönlich Strukturen.

Gretel Niemeyer: Und wie gehst du damit um, dass ja Menschen unterschiedlich sind? Also ich erinnere mich, ich habe eine Kundin, die hat mal zu mir gesagt, boah ja geil, ich liebe Tools, ich habe mir jetzt hier alles gebaut und geplant und ich habe jetzt hier in unserem Fall einen Slot fürs Verkaufen, einen Slot für Gedöns, einen Slot für Projektarbeit, einen Slot für Kundenarbeit und jetzt sitze ich vor meinem Plan und zeige mir selber den Stinkefinger, weil ich mir denke, nö, also ich bin doch hier nicht selbstständig geworden, um mich an irgendeinen festen Plan zu halten. Also auch so eine innere Rebellion. Wie gehst du damit um, weil es gibt ja einige Menschen, denen gibt diese ganz feste Planung, Struktur, Sicherheit und Ruhe. Und es gibt andere, die sagen, das stört mich jetzt in meiner Kreativität.

Susanne Schaffer: Sagen wir mal so, die, die es komplett stört und überhaupt nicht wollen, die kommen natürlich nicht zu mir. Ich bin ja Business-Mentorin für Solo-Selbstständige, die sich mehr Struktur wünschen. Das ist der erste Punkt. Aber die, die es dann zumindest ein bisschen mehr wollen und die dann zu mir kommen, da gucken wir natürlich, was brauchst du? Ich muss ja nicht jeder das volle Programm haben. Mit einer anderen Kundin haben wir das so gemacht, die hat nicht so Timeboxes wie ich einmal für Newsletter, für Podcast, für Kundenarbeit, sondern die hat einfach den Tag durch zwei geteilt. Vormittags hat eine bestimmte Belegung mit Aufgaben und nachmittags. Und das hat ihr schon so viel Ruhe gegeben, weil sie weiß, okay, Kundenarbeit immer nachmittags. Und vormittags hab ich meine Zeit. Also, man kann das zum Beispiel so machen, dass man’s nicht so engmaschig macht. Generell ist ja wichtig, dass man viel Zeitpuffer sich einplant und es nicht so eng aneinander klatscht. Eine andere Kundin, die hat zum Beispiel gesagt, die macht einmal im Monat einen Marketing-Tag. Dann nimmt die dann alles auf und dann hat die den Rest des Monats Urlaub. Also ja, Das darf man so auch planen, wie man selber möchte und was einem gut tut. Da muss man sich dann halt selbst beobachten.

Gretel Niemeyer: Und was würdest du sagen, wie viel Vorbereitung braucht es dann, sich eine Struktur zu entwickeln? Weil du hast ja gerade schon gesagt, du musst ja ungefähr wissen, wahrscheinlich mal reinhören, wie du tickst. Du musst ja ungefähr wissen, welche Aufgaben du hast und wie lang die sind. Wie lang dauert so ein Prozess?

Susanne Schaffer: Das ist unterschiedlich. Ich hab ja z.B. so Check-in-Calls, also eine Umsetzungsbegleitung, wo man sich alle zwei Wochen mal 30 Minuten trifft und abcheckt, was wolltest du machen die letzten zwei Wochen? Hat’s geklappt? Wenn nein, warum nicht? Das ist dann natürlich ein längerer Prozess. Aber ich hab ja zum Beispiel auch einen SOS-Strukturcall, da setzen wir das halt auf. Dann gibt’s dann nach den drei Stunden aber nochmal ein Check-in quasi, wo wir auch gucken, was hat sich ergeben und da können wir die Stellschrauben dann immer nochmal anpassen. Aber was ich immer ganz wichtig finde, ich arbeite sehr viel mit Journaling, also dieses tägliche kurze Reflektieren, stichpunktartig, nicht mehr als drei Minuten. Und da schicke ich meinen Kundinnen auch so ein Journal nach Hause mit Reflektionsfragen, wo sie natürlich dann auch vor unserer Zusammenarbeit schon anfangen können, sich zu beobachten und das natürlich im Idealfall weiterführen. Da gab es dann auch schon einige Aha-Momente. Aber das kann man jetzt auch nicht, ja, gibt es keine Blaupause, wie lange das dauert, das ist natürlich auch abhängig von der Person und auch von der Struktur, die sie sich aneignen möchte.

Gretel Niemeyer: Und du sagst ja auch, viele haben so dieses Beschäftigtsein als Maßstab dafür, wie wichtig sie sind. Was würdest du sagen, was läuft dir so über den Weg, was so in Richtung Mindfucks geht? Also so was, nur wenn ich busy bin, dann mache ich auch was und wenn ich Pause mache, dann bin ich ja faul oder was läuft dir da so über den Weg?

Susanne Schaffer: Vor allen Dingen dieses nicht Nein sagen können. Also da habe ich letztens nochmal mit einer sehr ausführlich gesprochen. Die hat so viele Sachen gleichzeitig. Hier ist, also die tanzt auf fünf Hochzeiten gleichzeitig quasi auch. Und da gibt es ja dieses schöne Bild von Greg McCown. Ich hoffe, ich habe den Namen richtig ausgesprochen vom Buch Essentialismus. Da gibt es so zwei Kreise und in einem Kreis, da geht, Ja, sag ich mal, von jedem Uhrzeigersinn Uhrzeiger Ja, Uhrzeiger. Geht so ein Pfeil weg. Und jeder Pfeil ist sehr klein. Und dann gibt’s einen Kreis, da geht ein Pfeil weg, und der ist halt zehnmal so lang, weil dieser Fokus sich ausleben kann. Und das passiert halt, wenn man zu vielen Dingen einfach mal Nein sagt und nicht auf allen Hochzeiten tanzt. Das ist wirklich so was, was ich viel erlebe. Dieses FOMO, also, ja, ich könnte ja was verpassen. Hier ist noch eine Gelegenheit. Und vielleicht kommt da ja was bei rum. Und klar, man darf sich auf jeden Fall ausprobieren. Sonst weiß man ja auch gar nicht, was funktioniert. Aber wenn man dann irgendwann mal ein Muster erkannt hat, dann gerne auch öfter mal Nein sagen. Und die Dinge machen, die dann auch mehr Impact haben. Und einem auch mehr Spaß machen, aber auch mehr bringen. Aber klar, sowas wie keine Pausen machen. Oder was ich noch immer höre, ist, ich muss ja immer erreichbar sein. Also Kunden erwarten das. Ja, da habe ich zum Beispiel mal einen Artikel gelesen, da hat die Dame drei Tage Urlaub im Jahr, weil sie sagt, es ginge mit den Kunden nicht, das könnte die denen nicht beibringen. Dann dachte ich mir auch so, oh doch, das ist alles nur Glaubenssätze. Also das sind so oft solche Sachen.

Gretel Niemeyer: Voll, also ich meine, ich sage ja dann eher schon, mach dich rar, sei ein Star. Tatsächlich, es kommt immer darauf an, was wir unseren Kunden, Kundinnen beibringen. Und das kann sich auch immer verändern. Und das ist ja witzig, weil das so in den unterschiedlichsten Bereichen, also beantwortest du eine E-Mail gleich nach zwei Stunden oder nimmst du dir einfach die Zeit, dass du erst in 48 Stunden antwortest? Das sind ja auch alles einfach Kommunikationssachen. Wenn du da am Anfang sagst, pass auf, in der Regel antworte ich zwischen 48 bis 72 Stunden, kann mal schneller gehen, kann mal länger dauern. Wenn du nach drei Tagen keine Antwort hast oder es sehr dringend ist, dann melde dich bei mir. Und das ist ja wirklich So einer meiner Lieblingssprüche ist ja, dass Klarheit einfach wahnsinnig wichtig ist. Und diese Klarheit ist ja eigentlich für beide Seiten richtig cool.

Susanne Schaffer: Klar, da darf man einfach transparent das vorher kommunizieren. Am besten schon bevor dem ersten Kennenlernen, also auf der Webseite, im Ablauf mit den Angeboten. Wie läuft das ab? Du schreibst mir, dann melde ich mich innerhalb von x Stunden. Dann, wenn die sich irgendwas buchen oder so oder was ausfüllen, auch dann. Also immer einfach wiederholen, dass jeder Klarheit hat einfach. Und dann, wenn das schon richtig geframed ist, dann ist auch keiner irgendwie pickiert, dass man nicht innerhalb von fünf Minuten zurückschreibt. Ja, aber da darf sich noch viel ändern, finde ich.

Gretel Niemeyer: Und guckst du dann tatsächlich auch hin, welche Aktivitäten sozusagen sinnvoll sind? Weil du hast ja gerade auch gesagt, Fokus halten ist leichter, wenn du halt diesen einen Zeitstrahl hast oder dieses eine Thema und ich sehe es wirklich bei so vielen Selbstständigen, dass die schon den ganzen Tag busy sind und schon den ganzen Tag irgendwas machen, aber trotzdem nach Monaten immer noch da sitzen und in meinem Fall halt fragen, ja, wo kommen denn jetzt meine Kunden, Kundinnen her? Ich habe doch die ganze Zeit gerödelt, aber es waren dann offensichtlich nicht die richtigen Aufgaben. Guckst du da auch mit rein?

Susanne Schaffer: Ja, also Teil meiner Arbeit ist auch eigentlich, also ich muss gerade überlegen, ob es in jedem einzelnen Angebot ist, auch wenn es ein kleines ist, aber grundsätzlich geht es bei mir darum, dass man wirklich erst mal das Ziel definiert. Also wo möchtest du denn hin? Wie soll dein Leben aussehen? Wie soll sich das Business da integrieren? Oder auch, was sind deine Businessziele? Weil dann erst kann man ja den Plan schmieden und die einzelnen Schritte, die dahinführen. Zum Beispiel jemand, der weiß nicht ganz wenig am Bildschirm sitzen möchte. Für den ist es vielleicht nicht ideal, nur eins zu eins zu haben und dann, weiß nicht, jeden Tag drei Calls zu haben oder so. Und dann darf man jetzt ja schon die richtigen Schritte einleiten, damit man das Business vielleicht irgendwie auf Gruppe hin switcht oder das irgendwie anders macht. Also da muss man auf jeden Fall gucken, wo will man denn im Großen hin und das ist auf jeden Fall wichtig.

Gretel Niemeyer: Und du hast ja auch gesagt, eins deiner Themen ist ja Fokus zu halten. Hast du ein paar Tipps für uns, wie man besser den Fokus halten kann? Wenn der Fomo-Schmetterling vorbeifliegt und wups, das könnte ich auch noch machen. Oder die Wäsche ist gerade so spannend oder der Geschirrspieler müsste mal ausgeräumt werden. Wie klappt das, bei dir Fokus zu halten oder bei deinen Kunden?

Susanne Schaffer: Da fallen mir jetzt spontan drei Sachen ein. Erst mal ich hab zum Beispiel so eine To-do-Liste, die ist zeitlich aufgesplittet. Dann hab ich zum Beispiel Tagesziele. Und dann erst mal, das ist für heute wichtig. Wenn ich das geschafft habe, könnte ich rein theoretisch Feierabend machen. Erst mal, was ist denn heute, was steht an? Und dann, wenn man sich dann dransetzt, natürlich auch alle Ablenkungen ausschalten. Das wär das Zweite, ne? Also E-Mails aus, Handy aus, äh, Social Media aus. Also wirklich die Störquellen so gering wie möglich halten. Weil das ist nämlich oft das, ne? Dann ruft der Kunde an, dann kommt hier eine E-Mail, die dann aufploppt. Und man wird ja immer rausgerissen. Und da muss man wirklich aktiv dagegensteuern, damit das halt nicht passiert. Weil das verhindert halt, fokussiert zu arbeiten. Ähm, was ich dann noch ganz hilfreich finde, ist, wenn man sich mit anderen Selbstständigen zusammentut und so digitales Coworking macht, zum Beispiel. Das finde ich immer sehr hilfreich. Und dann zum Beispiel auch mit der Pomodoro-Technik arbeitet, 15 Minuten arbeiten, 10 Minuten Pause und so weiter. Ich hab ja auch eine Mastermind. Und heute war wieder Umsetzungscall, da haben wir genau das gemacht. Und die ist erst neu gestartet. Das war jetzt die zweite Woche. Und eine Kundin von mir sagte, letzte Woche war das noch ganz schön schwierig, weil sie diese Technik noch nicht kannte und sonst auch alleine arbeitet und wie gesagt dann halt auch mal Geschirrspüler ausräumt oder so. Aber diese Woche, also heute, ging’s sehr viel besser. Sie meinte, die hat dann auch wirklich jetzt die 10 Minuten Pause gemacht, ist dann mal aufgestanden. Und wenn man die anderen da sieht, die ja auch arbeiten, natürlich jeder an seinen eigenen Sachen, das motiviert dann doch und hilft dabei, den Fokus zu halten.

Gretel Niemeyer: Du hast auch, über eine Sache war ich gestolpert auf deiner, auf deinem Instagram glaube ich. Du hast gesagt, deine Themen sind Fokus halten, Struktur reinbringen, Zeit sparen und regelmäßig Marketing machen. Und da habe ich so gedacht, ja macht Sinn, voll, aber es gehört gar nicht für mich so thematisch in diesen anderen Block. Wie hängt das zusammen?

Susanne Schaffer: Ja, wie hängt das zusammen? Insofern, als dass Struktur bei mir immer nicht um der Struktur willen geht, sondern wie gesagt, mehr umgesetzt zu bekommen. Und bei vielen Selbstständigen ist es nun mal das Marketing. Oder kann man auch austauschen mit am Business Arbeiten. Mir ist es halt wichtig, dass die Selbstständigen nicht immer nur für Kundinnen und Kunden arbeiten. Klar, das sollen die tun, und die sollen auch den allerbesten Service erbringen. Aber das eigene Unternehmen ist auch wichtig. Und das zu priorisieren. Nur so kann man die Ziele erreichen, die man auf lange Sicht haben möchte. Oder auch mit Kundinnen und Kunden zusammenarbeiten, die einen wertschätzen, wo man selber die Timings vorgibt. Oder halt dann von vornherein kommuniziert, dass man eben nicht springt, wenn der andere pfeift. Ähm, deswegen ist Marketing mir einfach ein persönliches Anliegen. Und damit möchte ich halt unterstützen durch Struktur, dass man das halt unter anderem geschafft bekommt. Aber natürlich können die auch andere Sachen schaffen, aber damit kommen die halt oft zu mir dann. Die wollen einen Podcast starten oder regelmäßiger Marketing machen. Das ist halt das, wofür die Struktur wollen oft. Genau.

Gretel Niemeyer: Und das hat mich letztens mal eine Kundin gefragt, weil wir machen ja auch Jahresplanung, Quartalsplanung, wir machen auch Check-ins und fragen, hey, was nimmst du dir diese Woche vor und gucken, am Ende der Woche hat es geklappt. Und die hat mich gefragt, wie viel Zeit soll ich denn eigentlich für Planung und Reflexion pro Woche, pro Tag, pro Monat eigentlich überhaupt einplanen? Das fand ich eine sehr, sehr spannende Frage. Und natürlich ist die individuell und natürlich verändert sich das sehr wahrscheinlich auch mit der Zeit, je mehr man Routine hat. Aber was glaubst du, wie viel Zeit sollte man sich regelmäßig nehmen, um zu planen, um zu reflektieren?

Susanne Schaffer: Ich kann ja mal kurz berichten, wie lange das bei mir dauert. Das habe ich jetzt gerade so im Kopf schon überlegt. Es halbiert sich eigentlich immer und zwar Jahresplanung dauert bei mir so vier Stunden. Wobei das nicht detaillierte Planung ist, was ich dann im November mache, sondern eher so ausrichten, ne? Wort des Jahres und so was. Dann Quartalsplanung ist bei mir zwei Stunden. Also, ne, einmal im Quartal zwei Stunden. Monatsplanung circa eine Stunde. Und Wochenplanung, würd sagen, 20 Minuten, also noch mal weniger. Und dann steht ja quasi schon, was mach ich in der Woche, und dann verteil ich das so ein bisschen auf die Tage, und dann steht das. Und wie gesagt, drei bis fünf Minuten Journaling am Tag, damit ich halt auch unter der Woche dann weiß, ähm, was stört mich grade, was lief gut, worauf bin ich stolz. Ähm, genau, das find ich immer Ganz wichtig, dass man das eben nicht nur einmal im Jahr macht, wie es halt leider viele machen und wie ich es früher auch gemacht habe, weil dann vergisst man es wieder, dann verstaubt es in der Schublade, sondern eben, dass man es regelmäßig macht. Und je öfter man es macht, desto geübter man ist, desto schneller geht es dann ja auch.

Gretel Niemeyer: Ja und du hast ja auch vorhin gesagt, damit das irgendwie funktioniert, ist eine der wichtigsten und größten Sachen zu lernen, Nein zu sagen. Wann hast du das letzte Mal Nein gesagt? Wozu hast du das letzte Mal Nein gesagt? Oder was ist dir so im Kopf vielleicht auch, wo du eine Sache losgelassen hast, die du bis dahin gemacht hast?

Susanne Schaffer: Ja, witzig, weil genau heute in meinem Podcast, strukturiert selbstständig, kam eine Episode dazu raus, lustigerweise. Das war jetzt nicht geplant mit uns. Ähm Eben, zehn Anzeichen, wenn du mehr Nein sagen kannst. Und erzähl ich eben eine Story. Das war jetzt rund um den Jahreswechsel. Da schrieb mir irgendein Bankmensch. Er hätte mich über ein Netzwerk kennengelernt. Da bin ich ja immer viel aktiv. Ob wir uns denn mal unterhalten wollen, uns austauschen und vernetzen. Ob wir mal telefonieren oder uns vor Ort treffen. Da dachte ich so, was will der denn von mir? Ist ja nicht meine Zielgruppe, ist kein Solo-Selbstständiger. Da hab ich erst mal gefragt, ja, hallo, Herr XY, Ich möchte im nächsten Jahr, das war dann noch so im Dezember, meinen Kalender schlank halten. Daher vorab die Frage, wie kann ich Ihnen weiterhelfen? Weil ich das nicht so ganz einordnen kann. Erst mal hab ich kurz nachgefragt. Dann hat er aber auch direkt gesagt, ja, so weitere Empfehlungen. Im Endeffekt wollte er mir was verkaufen oder dass ich meinen Kunden in seine Bank empfehle. Dann hab ich auch direkt gesagt, nein, danke, aber da muss ich leider freundlich ablehnen. Dann meinte er noch, danke für das klare Feedback. Es wird dann auch respektiert. Ähm, genau, also so was, so etwas, was einem nix bringt. Also, er hätte halt was davon gehabt, aber ich halt nicht. Und früher, ich hätte direkt geschrieben, ja, natürlich, wann passt es Ihnen denn? Dann wär ich ins Auto gestiegen, da wär ich hingefahren, insgesamt hätt es zwei, drei Stunden gedauert. Ende des Tages hätte ich da gesessen. Und so, ja. Und warum? Also, warum? Aber man hat’s halt so gelernt bekommen. Immer schön Ja sagen und freundlich sein. Und vielleicht kommt ja doch irgendwas rum. Aber mit der Erfahrung merkt man, nee, kommt nix rum. Das ist nur Zeitverschwendung. Ja, das war die letzte Geschichte bei mir.

Gretel Niemeyer: Ja, spannend. Ich finde es auch wirklich wichtig, sich immer mal wieder zu hinterfragen, ob das, was wir so im Everyday machen, ob das so sinnvoll ist. Nur weil wir vielleicht, vielleicht sogar auch noch aus der Elternzeit gestartet sind und da wöchentlich geblockt haben, heißt das vielleicht nicht, dass das noch sinnvoll ist, wenn wir voll selbstständig sind und die Kinder in der Kita. Nur weil wir jede Woche ein Newsletter schreiben könnten oder alle zwei Wochen reicht vielleicht auch einmal im Monat, genau wie Social Media Posts oder oder oder. Und wir haben halt zum Beispiel auch, Laura und ich, auch nochmal überlegt, macht das Coffee Speed Networking Sinn? Wir fragen uns regelmäßig, macht der Podcast für uns Sinn? Also wirklich alle möglichen Sachen nicht als gegeben hinzunehmen, sondern wir haben tatsächlich, als wir uns Ende des Jahres zu Silvester in Schweden getroffen haben, uns auch nochmal hingesetzt und geguckt, okay, für was von den Sachen, die wir machen, geht wie viel unserer Zeit drauf. Und was bringt uns das? Holen wir uns jemanden ins Team, der uns unterstützt, wenn unsere eigenen Stunden, Wochen, Stunden bei 50 plus liegen? Oder dürfen auch Sachen einfach gehen? Das finde ich so wichtig, das zu hinterfragen und dann auch ohne Ego draufzugucken, oder? Also ohne dieses Zankkost von, oh, jetzt habe ich doch aber schon 400 Folgen gemacht, jetzt kann ich doch nicht. Oder alle denken, alle freuen sich doch auf das Coffee-Speed-Networking. Jetzt kann ich doch nicht. Doch, ich finde, wir können. Und wir können immer. Und wir können immer auch Nein sagen.

Susanne Schaffer: Ja, genau. Bei mir war das letztes Jahr noch mit YouTube. Da habe ich auch im Dezember gesagt, das möchte ich nicht mehr. Das nimmt mir zu viel Zeit. Ich schneid ja schon selber meine Podcast-Episode. Und dann das gleiche Geschwafel von mir noch mal anhören. Und dann noch mal das Bild. Nee, da hab ich keine Lust. Und die zwölf Abonnenten, die ich da hab, dann muss ich mich jedes Mal fertig machen, wenn ich einen Podcast aufnehme. Ich hab gesagt, nee, für mich rentiert sich das nicht. Dafür mach ich jetzt zweimal pro Woche Podcast. Ohne eben dieses Anhängsel mit Bild. Und seitdem ging auch die Kurve steil nach oben. Also da sieht man dann auch, dass es dann, wenn man sich auf die richtigen Dinge bringt, dass es halt dann, wenn man sich auf die richtigen Dinge fokussiert, dass es dann halt auch mehr bringt. Ja.

Gretel Niemeyer: Ja und was würdest du sagen, also du hast ja gesagt, dass du mit Tools arbeitest, dass da viel Struktur eben reinkommt, viel automatisiert, viel Mental Load, nehme ich mal an, dadurch auch einfach abgenommen wird. Und trotzdem ist es ja auch eine Einstellungs- und Haltungsfrage, wenn wir sagen, hey, nein sagen zu lernen, Sachen abzugeben, loszulassen, nicht alles zu machen. Ist das eine 50-50-Aufteilung oder wie ist das so aus deiner Erfahrung? Wie splittet sich das so? Ich finde es so spannend. Da steckt ja jeder nur in sich selber drin irgendwie. Weil ich z.B. Mir fallen neue Tools immer unheimlich schwer. Ich könnte neue Tools prokrastinieren bis zum Sankt-Nimmerleins-Tag. Und ich find’s einfach spannend. Andere finden’s total geil, sich da ein neues Tool reinzudenken.

Susanne Schaffer: Ne, also ich bin da auch eher Klar, es ist Moment. Also ich bin da auch eher Verhalten, was Tools angeht. Also, klar, es ist Teil meiner Arbeit. Wir richten die To-do-Liste ein. Letztens hab ich mit einer Kundin ihr E-Mail-Postfach von neun E-Mail-Adressen auf vier, glaub ich, reduziert. Also, einfach Ordnung schaffen in den Tools auch. Oder Erinnerungen von Calendly, dass das direkt automatisch im Google-Kalender aufploppt. So was find ich total wichtig. Aber ich finde, es sollten nur die Basics sein. Und die reichen für die meisten auch. Also eine To-do-Liste fürs Business, dann gerne noch eine eigene fürs Private. Aber nicht zehn unter Ja, in den Projektmanagement-Tools sind immer so 1.000 Boards. Das braucht man alles nicht. Ich find auch, weniger ist mehr, dass man sich da nicht verzettelt. Deswegen Tools für mich auch gerne immer nur das Minimum. Ähm, ja, ich glaub, Mindset ist da fast schon auch wichtiger, ne? Also, dass man sich wirklich erlaubt, Nein zu sagen. Erlaubt, sich zum Beispiel ein zweites Handy zu kaufen und dann abends nicht mehr erreichbar zu sein. Gestern bei dem Netzwerktreffen, wo ich war, da hat mir einer erzählt, dass die tatsächlich inspiriert durch mich sich dann ein zweites Handy gekauft hat nach unserem ersten Treffen und seitdem so viel entspanntere Feierabende hat. Das hat mich sehr gefreut. Aber ja, das ist schon viel sich Trauen, es dann mal anders zu machen.

Gretel Niemeyer: Super, Susanne, wir sind leider schon am Ende unserer Zeit angelangt, aber ich möchte dich natürlich fragen, wenn jetzt unsere Hörerinnen, sind ja vor allem Frauen, sagen, oh ja, so ein bisschen oder auch viel mehr Struktur täte mir wirklich gut. Ich fände es cool, wenn mich da jemand an die Hand nehme, mir sowohl in puncto Struktur als auch in puncto Mindset Unterstützung angedeihen lässt. Wie können diese Frauen mit dir arbeiten?

Susanne Schaffer: Ja, ich nenne jetzt einfach mal zwei Sachen. Kommt gerne natürlich in meinem Podcast, strukturiert selbstständig, da ist ja dann auch ein Interview mit Gretel, und auf meiner Website, susanne-schaffer.de. Aber so zwei Anlaufpunkte sind immer auch meine Zeitspar-Checkliste. Also, da könnt ihr euch für null Euro ein PDF runterladen, eine Checkliste, und habt ihr 25 Zeitsparpotenziale. Einfach mal anklicken, was nutzt ihr denn schon, um Zeit zu sparen, welche Systeme und auch Tools. Ähm, und so als Angebot würde mir jetzt spontan der SOS Strukturcall einfallen. Da setzen wir uns wirklich hin, drei Stunden, entweder am Stück oder in aufgesplittet in zweimal 90 Minuten und schauen halt einfach individuell, was ist jetzt gerade dein größtes Problem, der größte Struggle, welche Struktur ist jetzt für dich sinnvoll? Ist das ein Redaktionsplan oder eben eine Wochenstruktur oder eine übersichtliche To-do-Liste? Und dann setzen wir das einfach direkt schon um, genau nach drei Stunden hat man dann die Struktur und kann motiviert ans Werk gehen.

Gretel Niemeyer: Sehr, sehr cool. Ich find’s wirklich spannend. Du hast grad gesagt, du hast 25 Dinger zum Zeiteinsparen. Da hab ich so gedacht, okay, ich weiß, was ich nach unserer Podcastaufnahme einmal hinklicke. Und ich finde es wirklich cool, dass du wirklich diese unterschiedlichen Tools da mit drin hast, diese unterschiedlichen Blickwinkel auf Struktur und wirklich individuell deine Kundinnen auch abholst und uns auch abgeholt hast in dieser Podcast-Folge. Vielen, vielen, vielen Dank, dass du Gast warst bei Moin um Neun.

Susanne Schaffer: Sehr gerne. Danke, hat mir Spaß gemacht.

Gretel Niemeyer: Sehr schön. Wir verlinken natürlich alle Sachen von Susanne hier unter dieser Folge. Und wenn ihr uns was Gutes tun wollt, dann schenkt uns gerne ein paar Sternchen, Herzchen, was auch immer es im Podcast-Anbieter deiner Wahl gibt. Neuerdings kannst du bei Spotify auch gerne eine Umfrage ausfüllen, die wir für dich einblenden in der App. Also von daher, ja, interagiere sehr gerne ein bisschen mit uns und ansonsten hören wir uns wieder bei der nächsten Folge Moin um Neun. Tschüss!